Zacznijcie od problemu, nie od pomysłu na wydarzenie
Firma i organizacja pozarządowa mogą działać w tym samym mieście lub regionie, a mimo to inaczej rozumieć sens wspólnego projektu. Firma może chcieć zaangażować pracowników i lepiej poznać potrzeby mieszkańców. Organizacji może zależeć na dotarciu do określonej grupy i zwiększeniu skali działań. Żaden z tych celów nie musi być sprzeczny z drugim, ale warto je nazwać, zanim pojawi się pomysł na zbiórkę, warsztat czy kampanię.
Na pierwszym spotkaniu każda strona powinna odpowiedzieć na trzy pytania: komu chcemy pomóc lub jaką potrzebę zaspokoić, co możemy zrobić razem lepiej niż osobno oraz po czym poznamy, że działanie miało sens? Rozmawiajcie o konkretnej grupie odbiorców i jej potrzebach, nie zakładając z góry, że proponowana forma działania będzie dla niej użyteczna. Jeśli organizacja ma bezpośredni kontakt z odbiorcami, jej wiedza powinna pomóc w zaplanowaniu przedsięwzięcia.
Oddzielcie wspólny rezultat od celów każdej ze stron
Wspólny cel opisuje zmianę, do której dążycie. Może nią być na przykład ułatwienie uczestnikom zdobycia praktycznej wiedzy o pracy w małej firmie. Osobno warto zapisać, dlaczego każda ze stron chce się zaangażować. Dzięki temu łatwiej zauważyć różnice oczekiwań, zanim przerodzą się w spór o program, sposób promocji albo wykorzystanie zdjęć z wydarzenia.
Cel powinien być na tyle konkretny, by dało się zaplanować działania i sprawdzić ich wykonanie, ale nie musi obiecywać odległych rezultatów, na które partnerzy nie mają pełnego wpływu. Zamiast deklarować, że spotkanie zapewni uczestnikom zatrudnienie, można ustalić, że otrzymają możliwość rozmowy z praktykami i materiały do samodzielnej pracy. Zapiszcie też, co pozostaje poza zakresem współpracy. To chroni niewielkie zespoły przed dokładaniem kolejnych zadań w trakcie projektu.
Opiszcie wkład szerzej niż tylko jako pieniądze
Wkładem firmy mogą być środki na określone koszty, czas pracowników, sprzęt, miejsce, transport albo wiedza specjalistyczna. Organizacja może wnieść doświadczenie w pracy z odbiorcami, przygotowanie programu, prowadzenie spotkań czy koordynację zapisów. Nie należy jednak traktować czasu organizacji jako zasobu bez ograniczeń ani zakładać, że pracownicy firmy będą dostępni poza ustalonymi godzinami.
Sporządźcie prostą listę zasobów z informacją, kto je zapewnia, kiedy będą dostępne i kto pokrywa związane z nimi koszty. Przy każdym zadaniu wskażcie osobę odpowiedzialną za decyzję oraz termin jej podjęcia. Jeżeli jedna strona udostępnia salę, ustalcie również, kto przygotuje ją do działania, obsłuży uczestników i posprząta po spotkaniu. Takie drobne kwestie często decydują o tym, czy plan da się wykonać bez dodatkowego obciążania zespołu.
Uzgodnijcie zasady komunikacji i granice współpracy
Nawet małe przedsięwzięcie potrzebuje jasnych zasad kontaktu. Ustalcie, kto koordynuje prace po obu stronach, jak szybko należy zgłaszać przeszkody i kto zatwierdza materiały kierowane do odbiorców. Warto wcześniej omówić użycie nazw i znaków partnerów, publikowanie zdjęć oraz sposób informowania o ich rolach. Wspólne działanie nie oznacza automatycznej zgody na wykorzystanie wizerunku uczestników ani na przekazywanie danych między partnerami.
Porozmawiajcie też o granicach. Czy firma może przedstawiać ofertę handlową uczestnikom? Czy organizacja może wykorzystać materiały przygotowane przez pracowników firmy w kolejnych działaniach? Co zrobicie, jeśli termin się zmieni albo jedna ze stron nie będzie mogła wykonać zadania? Odpowiedzi najlepiej zapisać w ustaleniach dostosowanych do skali przedsięwzięcia. Przy kwestiach dotyczących pieniędzy, danych lub praw do materiałów zadbajcie o odpowiednią formę uzgodnień, zamiast polegać wyłącznie na rozmowie.
Sprawdźcie efekty i zdecydujcie, co dalej
Przed rozpoczęciem działania wybierzcie kilka prostych sposobów oceny: czy wykonano zaplanowane zadania, czy uczestnicy mogli skorzystać z przygotowanej oferty i jakie uwagi przekazali. Liczba zapisów może pomóc ocenić zainteresowanie, lecz sama nie powie, czy działanie było przydatne. Krótka rozmowa z zespołem i dobrowolna opinia uczestników mogą dostarczyć wskazówek do następnej edycji.
Po zakończeniu projektu spotkajcie się ponownie, aby omówić nie tylko osiągnięcia, lecz także rzeczy, które wymagały więcej czasu lub zasobów, niż przewidywano. Zapiszcie, co warto powtórzyć, zmienić albo zakończyć. Współpraca firmy z organizacją pozarządową nie musi od razu oznaczać wieloletniego partnerstwa. Niewielkie, dobrze uzgodnione działanie pozwala obu stronom sprawdzić, czy ich cele, możliwości i sposób pracy do siebie pasują.
