Najpierw opisz, co właściwie chcesz uruchomić
Koszt „otwarcia firmy” nie jest jedną kwotą. Innych zasobów wymaga wykonywanie usługi u klienta, innych sprzedaż produktów z własnym zapasem, a jeszcze innych działalność potrzebująca lokalu. Zanim zaczniesz szukać cen, zapisz, co będziesz oferować, komu, w jaki sposób klient złoży zamówienie i jak je zrealizujesz. Określ też, co jest niezbędne od pierwszego dnia, a co można dokupić dopiero po pojawieniu się zleceń.
Przygotuj dwa opisy startu: wersję podstawową oraz docelową. W podstawowej uwzględnij tylko to, bez czego nie da się rzetelnie obsłużyć pierwszych klientów. W docelowej zapisz wygodniejsze wyposażenie, szerszą ofertę lub większą przestrzeń. Takie rozróżnienie chroni przed traktowaniem każdego pomysłu na usprawnienie jako koniecznego wydatku początkowego.
Podziel wydatki na start i koszty każdego miesiąca
W prostym arkuszu utwórz osobne grupy kosztów. Pierwsza to zakupy i przygotowania przed rozpoczęciem sprzedaży: narzędzia, sprzęt, materiały, przygotowanie miejsca pracy, oznaczenia, strona internetowa czy pierwsza partia towaru. Dodaj także opłaty związane z uruchomieniem wybranego modelu działania, jeśli wystąpią. Przy każdej pozycji zaznacz, czy jest obowiązkowa, czy można ją odłożyć.
Druga grupa to koszty stałe ponoszone także wtedy, gdy zamówień jest mało: na przykład korzystanie z lokalu, oprogramowanie, telefon, księgowość lub przechowywanie towaru. Trzecia obejmuje koszty zmienne, rosnące wraz ze sprzedażą, takie jak materiały, opakowania, dostawy czy opłaty pobierane od transakcji. Osobno zapisz planowany budżet na dotarcie do klientów. Nie zakładaj, że sama obecność oferty automatycznie zapewni sprzedaż.
Uwzględnij również własne potrzeby finansowe w okresie rozruchu. Nie są one tym samym co wydatki firmy, ale mają znaczenie dla decyzji, jak długo możesz rozwijać działalność przy niewielkich przychodach.
Zbieraj ceny dla konkretnego wariantu, nie dla ogólnego pomysłu
Szacunek jest bardziej użyteczny, gdy przy każdej kwocie zapiszesz, czego dokładnie dotyczy. „Sprzęt” to za mało: określ potrzebne funkcje, liczbę sztuk, warunki dostawy i ewentualne koszty użytkowania. Porównuj oferty odpowiadające tym samym wymaganiom. Sprawdź, czy podana cena obejmuje wszystkie elementy konieczne do rozpoczęcia pracy oraz czy zakup nie wymaga późniejszych opłat.
Jeśli rozważasz lokal w Białymstoku lub innej miejscowości regionu, zbierz informacje o kilku przestrzeniach pasujących do sposobu obsługi klientów. Poza samą ceną korzystania z lokalu uwzględnij opłaty dodatkowe, dojazd, dostępność i zakres ewentualnego przystosowania. Podobnie podchodź do dostawców: niska cena jednostkowa może mieć mniejsze znaczenie, jeśli wymaga dużego zamówienia na start.
W arkuszu dodaj kolumny „źródło ceny” i „do potwierdzenia”. Oznacz w ten sposób pozycje oparte na wstępnej rozmowie albo niepełnej ofercie. Przed podjęciem decyzji wróć do tych założeń, zamiast traktować cały arkusz jako równie pewny.
Sprawdź, ile kosztuje wykonanie jednej sprzedaży
Sama suma wydatków nie pokaże, czy pomysł ma szansę utrzymać się po uruchomieniu. Dla typowego produktu lub zlecenia wypisz materiały, podwykonawstwo, dostawę oraz inne koszty, które pojawiają się właśnie dlatego, że dochodzi do sprzedaży. Uwzględnij też czas potrzebny na przygotowanie, kontakt z klientem i wykonanie pracy. Dzięki temu łatwiej ocenisz, czy planowana cena odpowiada rzeczywistemu nakładowi.
Następnie porównaj kwotę pozostającą po pokryciu kosztów zmiennych z kosztami stałymi miesiąca. Zadaj sobie pytanie, ile sprzedaży wymagałoby ich pokrycie i czy wykonanie tylu zleceń byłoby możliwe przy dostępnej liczbie godzin. Nie musisz znać przyszłego popytu z góry. Celem jest zauważenie sytuacji, w której plan działa tylko przy bardzo dużej sprzedaży od pierwszych tygodni.
Porównaj warianty i zostaw miejsce na niepewność
Przygotuj co najmniej trzy wersje arkusza: ostrożną, pośrednią i sprzyjającą. Zmieniaj przede wszystkim założenia dotyczące liczby klientów, czasu potrzebnego na zdobycie pierwszych zleceń oraz kosztów, których nie udało się jeszcze potwierdzić. Zobacz, ile środków potrzebujesz na wydatki początkowe i działanie w okresie, gdy przychody mogą być niewielkie. Dodaj rezerwę na pominięte drobne zakupy lub opóźnienia, zamiast zakładać, że wszystko przebiegnie dokładnie według planu.
Na koniec poszukaj sposobów ograniczenia ryzyka: mniejszej pierwszej partii towaru, wynajmu zamiast zakupu sprzętu albo sprawdzenia zainteresowania ofertą przed zwiększeniem skali. Taki arkusz nie rozstrzyga samodzielnie, czy warto zakładać działalność. Pomaga jednak zobaczyć, które koszty są konieczne, które założenia wymagają potwierdzenia i przy jakich warunkach pomysł pozostaje wykonalny.
