Zacznij od pracy, którą trzeba wykonać
Układanie grafiku warto zacząć nie od wpisywania nazwisk w puste pola, lecz od określenia, kiedy i do jakich zadań firma potrzebuje ludzi. W małej firmie zapotrzebowanie może zmieniać się zależnie od dnia tygodnia, liczby zamówień, umówionych wizyt czy terminów realizacji. Spójrz na wcześniejsze tygodnie i zaznacz okresy największego oraz najmniejszego obciążenia. Nie zakładaj jednak, że każdy kolejny tydzień będzie identyczny.
Następnie opisz minimalną obsadę dla poszczególnych przedziałów czasu. Sama liczba osób może nie wystarczyć: ważne jest też, kto potrafi obsłużyć klienta, przygotować zamówienie, zamknąć lokal lub przejąć pilne zgłoszenie. Oddziel zadania, które muszą zostać wykonane o określonej godzinie, od tych, które można przesunąć. Dzięki temu spokojniejsze godziny można przeznaczyć na prace zaplecza, zamiast tworzyć niepotrzebne nakładanie się zmian.
Zbieraj dostępność w ustalony sposób
Poproś członków zespołu o przekazywanie dostępności przed przygotowaniem grafiku, według tych samych zasad i w tym samym terminie. Przydatny jest prosty formularz lub współdzielona tabela, w której można wskazać dni niedostępności, preferowane godziny oraz wcześniej uzgodnione nieobecności. Wyraźnie rozróżnij ograniczenia, których nie da się zmienić, od preferencji. To ułatwia podejmowanie decyzji, gdy nie wszystkie życzenia można pogodzić.
Zadbaj o to, by zakres zbieranych informacji był potrzebny do planowania. Zwykle wystarczy wiedzieć, kiedy dana osoba może pracować, bez poznawania prywatnych powodów jej niedostępności. Jeśli ktoś ma zmienną dostępność, uzgodnij, jak wcześnie może ją potwierdzić. W grafiku uwzględnij także rodzaj umowy, ustalony wymiar pracy i obowiązujące zasady dotyczące czasu pracy; wątpliwości co do konkretnych wymogów warto sprawdzić przed zatwierdzeniem planu.
Buduj grafik od ograniczeń do preferencji
Najpierw wpisz nieobecności i godziny, w których potrzebne są konkretne umiejętności. Potem obsadź okresy największego obciążenia, a na końcu uzupełnij spokojniejsze zmiany. Przy każdej zmianie sprawdź nie tylko liczbę osób, lecz także to, czy zespół będzie mógł samodzielnie wykonać zaplanowane zadania. Jeśli brakuje odpowiedniej obsady, lepiej zauważyć to na etapie szkicu niż liczyć na improwizację w dniu pracy.
Przed zatwierdzeniem planu porównaj rozkład mniej dogodnych godzin i obciążających zadań. Nie zawsze da się podzielić je idealnie po równo, ale warto mieć jasną zasadę rotacji oraz widzieć, komu przypadły takie zmiany poprzednio. Zwróć też uwagę na ciągłość pracy: częste zmiany godzin mogą utrudniać organizację życia i przekazywanie obowiązków. Grafik powinien być wykonalny zarówno dla firmy, jak i dla osób, które mają według niego pracować.
Zostaw miejsce na zmiany, ale ustal reguły
Nawet starannie przygotowany grafik może wymagać korekty. Dlatego przed jego publikacją określ, kto przyjmuje zgłoszenia o zmianach, kto je zatwierdza i w jaki sposób aktualizowana jest wspólna wersja planu. Uzgodnij również zasady zamiany zmian między pracownikami. Samo znalezienie chętnej osoby nie zawsze oznacza, że zamiana jest możliwa: trzeba jeszcze sprawdzić kompetencje, obsadę i pozostałe warunki pracy.
Pomocna bywa niewielka rezerwa organizacyjna, na przykład lista zadań, które można przełożyć przy nagłej nieobecności, oraz osób uprawnionych do przejęcia kluczowych czynności. Nie oznacza to planowania każdej zmiany z nadmiarem pracowników. Chodzi o wcześniejsze ustalenie priorytetów, aby w trudniejszym dniu zespół wiedział, co wykonać najpierw, a co może poczekać.
Publikuj jedną wersję i wyciągaj wnioski
Udostępniaj grafik w miejscu, do którego wszyscy zainteresowani mają dostęp, i podawaj datę jego aktualizacji. Jeśli plan jest drukowany oraz przechowywany w pliku, wyznacz jedną wersję jako obowiązującą. Zmiany przekazuj bezpośrednio osobom, których dotyczą, zamiast zakładać, że zauważą nowy wpis. Pozwoli to ograniczyć nieporozumienia, zwłaszcza gdy zespół pracuje o różnych porach.
Po zakończeniu okresu, na który ułożono grafik, poświęć chwilę na ocenę: kiedy brakowało rąk do pracy, kiedy obsada była zbyt duża i które zamiany powtarzały się najczęściej? Krótka rozmowa z zespołem może ujawnić problemy niewidoczne w tabeli, na przykład zbyt mało czasu na przekazanie zadań. Takie obserwacje wykorzystaj przy kolejnym planie. Grafik nie musi być od razu idealny; powinien stawać się trafniejszy z każdym cyklem.
