Zacznij od określenia, co obejmuje usługa
Trudno ustalić cenę czegoś, czego zakres pozostaje niejasny. Zanim zaczniesz liczyć, zapisz, jaki rezultat otrzyma klient, ile etapów obejmuje praca i co będzie potrzebne do jej wykonania. Dla osoby przygotowującej materiały promocyjne mogą to być: rozmowa o potrzebach, projekt, jedna runda poprawek i przekazanie gotowych plików. Dla wykonawcy usługi u klienta istotne będą również dojazd, przygotowanie stanowiska i sprzątanie po pracy.
Warto od razu wskazać granice zlecenia. Czy cena obejmuje zakup materiałów? Ile zmian może zgłosić klient? Czy spotkanie na miejscu jest konieczne? Precyzyjny zakres ułatwia porównanie własnych kosztów z planowaną ceną i zmniejsza ryzyko, że dodatkowe zadania wykonasz bez wynagrodzenia. Jeśli zakres nie jest jeszcze znany, przygotuj wycenę dla opisanych założeń i zaznacz, co może ją zmienić.
Policz cały czas poświęcony na zlecenie
Czas pracy to nie tylko godziny wykonywania głównej usługi. Do kalkulacji dodaj przygotowanie oferty, kontakt z klientem, zakupy, dojazd, wykonanie, poprawki i przekazanie efektów. Przy pierwszych zleceniach możesz nie wiedzieć, ile potrwa każdy etap. Rozpisz więc czynności osobno, oszacuj ich czas i po zakończeniu pracy porównaj plan z rzeczywistością. Takie notatki pomogą Ci dokładniej wyceniać kolejne usługi.
Następnie ustal roboczą stawkę za godzinę. Możesz podzielić kwotę, którą firma musi uzyskać na pokrycie Twojej pracy i stałych kosztów, przez realistyczną liczbę godzin, które w danym okresie da się przypisać do zleceń. Nie zakładaj, że każda godzina pracy w miesiącu będzie sprzedana klientowi: część czasu zajmą organizacja firmy, szukanie zleceń czy nauka. Taka stawka jest punktem wyjścia do kalkulacji, a nie gotową ceną każdej usługi.
Dodaj materiały i koszty przypisane do zlecenia
Wypisz materiały, które zużyjesz lub przekażesz klientowi, oraz ich przewidywany koszt. Uwzględnij także opakowanie, wysyłkę, opłaty za narzędzia potrzebne wyłącznie do tego zadania czy pracę podwykonawcy, jeśli występuje. Gdy kupujesz materiał w większym opakowaniu, przypisz do zlecenia tylko wykorzystaną część. Jeśli część materiału zwykle się marnuje, uwzględnij rozsądny zapas w ilości potrzebnej do wykonania pracy.
Pilnuj, by tego samego wydatku nie policzyć dwa razy. Jeśli koszt telefonu i podstawowych narzędzi jest już zawarty w Twojej stawce godzinowej, nie dodawaj go ponownie jako osobnej pozycji. Inaczej potraktuj koszt ponoszony specjalnie dla jednego klienta. W kalkulacji możesz też przewidzieć niewielką rezerwę na typowe niepewności, ale nie powinna ona zastępować ustalenia zakresu usługi.
Ustal marżę, a nie tylko sumę kosztów
Suma kosztu czasu pracy, materiałów i innych wydatków pokazuje, poniżej jakiej kwoty zlecenie może przestać się opłacać według Twoich założeń. Cena powinna zostawiać również miejsce na zysk i rozwój działalności. Jeśli chcesz wyznaczyć określoną marżę, podziel koszt zlecenia przez jeden pomniejszone o planowaną marżę zapisaną jako ułamek. Przy marży 20% będzie to: koszt ÷ 0,80.
Przykładowo: zakładasz pięć godzin pracy po 80 zł, 100 zł na materiały i 50 zł na koszt dotyczący tylko tego zlecenia. Łączny koszt wynosi 550 zł. Aby uzyskać marżę 20% liczona od ceny, podziel 550 zł przez 0,80. Wynik to 687,50 zł, więc możesz rozważyć cenę 690 zł. Nie myl marży z narzutem: dodanie 20% do kosztu 550 zł dałoby 660 zł, czyli inną cenę. W praktyce pamiętaj też, by konsekwentnie porównywać kwoty na tej samej zasadzie, na przykład nie mieszać cen netto i brutto.
Sprawdź cenę przed wysłaniem oferty
Kalkulacja mówi, jakiej ceny potrzebujesz, ale warto jeszcze ocenić, czy oferta będzie zrozumiała dla klienta. Opisz rezultat, zakres, termin oraz to, co stanie się, gdy pojawią się dodatkowe prace. Możesz zaproponować wariant podstawowy i rozszerzony, jeśli różnią się konkretnymi elementami. Zamiast obniżać cenę bez zmiany założeń, rozważ ograniczenie zakresu, liczby poprawek lub sposobu dostarczenia usługi.
Po wykonaniu pierwszego zlecenia wróć do wyceny. Porównaj planowany czas i koszty z faktycznymi, a także sprawdź, które ustalenia wymagały doprecyzowania. Jeśli projekt zajął więcej czasu, nie oznacza to automatycznie, że każda następna cena musi wzrosnąć: być może usprawnisz sposób pracy. Jeśli jednak regularnie nie uwzględniasz ważnego etapu, popraw kalkulację. Pierwsza cena jest świadomą hipotezą, którą możesz doskonalić na podstawie własnych zleceń.
