Zacznij od drogi, którą pokonuje dokument
W małej firmie dokumenty rzadko trafiają w jedno miejsce. Faktury przychodzą e-mailem, papierowe pisma zostają na biurku, a projekty umów krążą między osobami jako załączniki. Zanim wybierzesz narzędzie do archiwizacji, rozpisz tę drogę: skąd dokument przychodzi, kto go odbiera, kto podejmuje decyzję, gdzie trafia po załatwieniu sprawy i kto będzie go później szukał.
Warto osobno przyjrzeć się fakturom zakupowym, fakturom sprzedażowym i umowom. Każda z tych grup ma inny cel, ale dla każdej trzeba wskazać moment, w którym można uznać sprawę za zakończoną. Przykładowo faktura zakupowa nie powinna znikać z listy spraw tylko dlatego, że ktoś ją pobrał. Trzeba jeszcze wiedzieć, czy została sprawdzona i przekazana osobie zajmującej się rozliczeniami.
Ustal jedno miejsce przyjmowania i prosty podział
Najłatwiej zgubić dokument, którego nikt formalnie nie przejął. Wyznacz więc miejsce wejścia: określoną skrzynkę e-mail lub folder, do którego trafiają dokumenty elektroniczne, oraz jedną tackę albo segregator na pisma papierowe czekające na obsługę. Jeśli klient wysyła umowę przez komunikator, osoba prowadząca sprawę powinna przenieść ją do ustalonego miejsca. Chodzi o zasadę, którą da się stosować codziennie, nie o zakup konkretnego programu.
Następnie podziel dokumenty według ich funkcji, na przykład na faktury zakupowe, sprzedażowe, umowy i sprawy do wyjaśnienia. W każdej grupie przydaje się rozróżnienie między dokumentami nowymi, w trakcie sprawdzania i zamkniętymi. Nie twórz jednak tylu podfolderów, że zapisanie pliku wymaga kilku minut namysłu. Dobry układ pozwala nowej osobie znaleźć dokument bez pytania, kto ostatnio miał go na biurku.
Nazwy plików i rejestr oszczędzają szukania
Ustal jeden sposób nazywania plików, a potem stosuj go konsekwentnie. Nazwa może zawierać datę dokumentu, nazwę kontrahenta, rodzaj dokumentu i numer, jeśli występuje. Dzięki temu plik o nazwie opisującej umowę łatwiej odróżnić od kolejnych wersji zapisanych jako „skan” lub „nowy dokument”. Przy projektach umów dodaj oznaczenie wersji i statusu, żeby nie pomylić tekstu do uwag z podpisanym egzemplarzem.
Przy większej liczbie spraw pomocny bywa prosty rejestr, choćby w arkuszu dostępnym dla uprawnionych osób. Wystarczą pola: data wpływu, kontrahent, rodzaj dokumentu, osoba odpowiedzialna, następne działanie i status. Rejestr nie musi powielać całej treści faktury czy umowy. Ma odpowiedzieć na pytania: czy dokument dotarł, kto się nim zajmuje i co jeszcze trzeba zrobić. Raz w tygodniu warto przejrzeć pozycje oznaczone jako otwarte.
Przypisz odpowiedzialność, nie tylko dostęp
Wspólny folder nie zastąpi decyzji o tym, kto wykonuje kolejne czynności. Określ, kto sprawdza dane na otrzymanej fakturze, kto wyjaśnia niezgodności, kto przekazuje dokumenty do rozliczenia oraz kto odkłada zatwierdzoną wersję umowy do archiwum. W bardzo małej firmie jedna osoba może pełnić kilka ról. Ważne, by przy każdym etapie było jasne, kiedy zadanie przechodzi dalej i jak potwierdza się jego wykonanie.
Dobrym testem jest nieobecność osoby, która zwykle „wszystko wie”. Czy ktoś inny potrafi znaleźć umowę i ustalić, na jakim etapie jest faktura? Jeśli nie, zapisz krótką instrukcję z nazwami folderów, zasadą przekazywania dokumentów i kontaktem do osoby zastępującej. Taki opis przyda się również wtedy, gdy firma zacznie współpracować z kolejną osobą lub zewnętrzną obsługą księgową.
Zadbaj o porządek po zamknięciu sprawy
Po zakończeniu obsługi dokument powinien trafić do ustalonego archiwum, a nie pozostać w folderze „do zrobienia”. Ogranicz dostęp do umów i danych kontrahentów do osób, które rzeczywiście ich potrzebują. Pliki przechowuj w sposób pozwalający wykonywać kopie zapasowe i odzyskać je po awarii. Przy dokumentach papierowych wybierz stałe, bezpieczne miejsce oraz podział odpowiadający układowi elektronicznemu.
Na koniec ustal rytm kontroli: krótki przegląd nowych dokumentów w ciągu tygodnia i okresowe porządki w archiwum. Sprawdź, czy nie ma spraw bez właściciela, umów zapisanych w kilku sprzecznych wersjach oraz faktur pozostawionych w prywatnych skrzynkach. Zasady przechowywania i przekazywania dokumentów do rozliczeń warto dopasować do sposobu działania firmy i omówić z osobą prowadzącą księgowość. Najlepszy obieg to taki, którego zespół rzeczywiście przestrzega.
