Najpierw określcie cel i zakres współpracy
Dwie małe firmy mogą współpracować na wiele sposobów: wspólnie obsługiwać zlecenie, przekazywać sobie klientów, dzielić się przestrzenią albo zamawiać u siebie usługi. Każdy z tych modeli wymaga innych ustaleń. Zanim zaczniecie pracę, zapiszcie, jaki ma być jej rezultat i kto za co odpowiada. Zdanie „razem przygotujemy wydarzenie” pozostawia zbyt wiele miejsca na domysły. Przydatniejszy jest opis konkretnych zadań, materiałów i decyzji przypisanych każdej stronie.
Warto również wymienić to, czego współpraca nie obejmuje. Jeśli jedna firma przygotowuje projekt graficzny, a druga zajmuje się drukiem, ustalcie, kto sprawdza treść dostarczoną przez klienta, kto zatwierdza pliki i kto zamawia poprawki. Przy projektach kierowanych do klientów w Białymstoku lub innych miejscowościach regionu doprecyzujcie także obszar działania, miejsce spotkań i zasady dojazdów. Dzięki temu każda strona może realniej ocenić nakład pracy.
Ustalcie terminy, kontakt i odbiór prac
Termin końcowy to za mało, jeśli jedna firma musi zaczekać na materiały od drugiej. Zapiszcie kilka punktów kontrolnych: kiedy mają być przekazane informacje, kiedy powstanie wersja robocza oraz ile czasu druga strona ma na uwagi. Określcie też, co robicie, gdy materiały przyjdą później lub zmieni się zakres zadania. Nie chodzi o przewidywanie każdej przeszkody, lecz o prostą zasadę: zmiana terminu lub zadania wymaga potwierdzenia przez obie strony.
Uzgodnijcie jedną osobę kontaktową w każdej firmie i kanał, w którym zapadają wiążące ustalenia robocze. Rozmowa telefoniczna bywa najszybsza, ale jej podsumowanie warto przesłać pisemnie. Zapiszcie również, kto odbiera ukończoną pracę i na jakiej podstawie stwierdza, że jest gotowa. Przy materiałach kreatywnych pomocne będzie określenie liczby rund poprawek; przy zadaniach technicznych — wskazanie funkcji lub elementów, które można sprawdzić.
Opiszcie wynagrodzenie i dodatkowe koszty
Nie zakładajcie, że „podzielimy się po połowie” jest wystarczająco jasne. Trzeba wiedzieć, co dokładnie jest dzielone: przychód od klienta, kwota po odjęciu uzgodnionych kosztów czy wynagrodzenie za poszczególne zadania. Zapiszcie kwoty albo sposób ich wyliczenia, terminy rozliczeń oraz to, kto wystawia dokumenty klientowi. Jeśli współpraca polega na polecaniu klientów, doprecyzujcie, kiedy polecenie uznaje się za skuteczne i czy wiąże się z wynagrodzeniem.
Osobno omówcie wydatki, które mogą pojawić się po drodze: materiały, transport, podwykonawców czy narzędzia. Ustalcie, czy wymagają wcześniejszej zgody oraz kto ponosi koszt pracy wykraczającej poza pierwotny zakres. Przykładowa zasada może brzmieć: przed wykonaniem dodatkowego zadania strona zgłasza jego zakres, cenę i wpływ na termin, a druga potwierdza decyzję. To ułatwia rozmowę o zmianach, zanim staną się źródłem sporu.
Zadbajcie o klientów, informacje i materiały
Współpraca często oznacza dostęp do danych kontaktowych klientów, cenników, ofert albo plików roboczych. Ustalcie, jakie informacje są potrzebne do wykonania zadania, kto może z nich korzystać i jak zostaną przekazane. Jeśli jedna firma rozmawia z klientem w imieniu obu, określcie, kto może składać obietnice dotyczące ceny, terminu i zakresu usługi. Pozwala to uniknąć sytuacji, w której klient otrzymuje sprzeczne odpowiedzi.
Warto też zapisać, co stanie się z przygotowanymi materiałami po zakończeniu projektu i czy można pokazać realizację w portfolio. Nie zakładajcie automatycznie, że zapłata za projekt oznacza dowolność wykorzystania wszystkich plików, zdjęć lub treści. Jeśli planujecie wspólne działania promocyjne, uzgodnijcie sposób używania nazw i znaków firm. Przy kwestiach dotyczących danych osobowych, praw do materiałów lub szczególnych wymagań umownych rozsądnie jest sprawdzić odpowiednie zasady przed rozpoczęciem pracy.
Przewidźcie sposób zakończenia i potwierdźcie ustalenia
Nawet dobrze zaplanowana współpraca może wymagać przerwy lub zmiany kierunku. Zapiszcie, jak zgłosić problem, w jakim czasie druga strona powinna odpowiedzieć i kto podejmuje decyzję o dalszych krokach. Ustalcie też, co dzieje się z rozpoczętymi zadaniami, materiałami i rozliczeniami, jeśli projekt kończy się wcześniej. Przy dłuższej współpracy przydaje się okresowy przegląd ustaleń: krótka rozmowa o tym, co działa, a co trzeba zmienić.
Nie każdy projekt wymaga rozbudowanego dokumentu. Ważne, by obie strony miały tę samą, aktualną wersję ustaleń i potwierdziły późniejsze zmiany na piśmie. Przed startem możecie przejść wspólnie przez prostą listę: cel, zadania, terminy, odbiór, wynagrodzenie, koszty, kontakt, zasady korzystania z informacji oraz sposób zakończenia pracy. Im łatwiej odpowiedzieć na te pytania, tym więcej uwagi zostanie na wykonanie projektu i budowanie dobrej relacji biznesowej.
