Najpierw określcie granice wspólnego projektu
Wspólne przedsięwzięcie może oznaczać organizację wydarzenia, przygotowanie pakietu usług albo wspólną kampanię skierowaną do klientów w regionie. Zanim firmy zaczną dzielić wpływy, muszą ustalić, co dokładnie należy do projektu. Czy obejmuje on tylko jedno wydarzenie, czy także późniejsze zamówienia od pozyskanych w ten sposób klientów? Czy każda firma zachowuje sprzedaż własnych usług, a dzieli wyłącznie przychód ze wspólnego pakietu? Bez takich granic nawet zgodny podział procentowy może prowadzić do różnych interpretacji.
Warto spisać cel, czas trwania przedsięwzięcia, zakres prac każdej strony i sposób podejmowania decyzji. Dla dwóch małych firm z Białegostoku lub okolic znaczenie mają również pozornie drobne sprawy: kto kontaktuje się z klientami, kto zatwierdza materiały promocyjne i kto odpowiada na reklamacje. Te zadania pochłaniają czas, więc powinny być widoczne w rozmowie o podziale korzyści.
Oddzielcie wkład firm od kosztów projektu
Każda strona może wnieść coś innego: pieniądze, sprzęt, przestrzeń, pracę zespołu, materiały albo dostęp do własnych kanałów komunikacji. Sporządźcie listę takich wkładów, ale nie zakładajcie, że każdy da się łatwo przeliczyć na złotówki. Jeśli wycena pracy lub użyczenia sprzętu ma wpływać na rozliczenie, uzgodnijcie wcześniej sposób jej ustalenia. Inaczej jedna firma może uznać dany wkład za swoją zwykłą działalność, a druga potraktować go jak koszt, który należy jej zwrócić.
Osobno zapiszcie wydatki ponoszone wyłącznie na potrzeby projektu, takie jak wynajem miejsca, druk materiałów czy zakup niezbędnych usług. Przy każdym koszcie określcie, kto może go zamówić, do jakiej kwoty nie potrzebuje dodatkowej zgody i jaki dokument ma przedstawić drugiej stronie. Dobrym punktem wyjścia jest wspólny budżet z rezerwą na uzgodnione nieprzewidziane wydatki. Koszt poniesiony bez akceptacji nie powinien automatycznie obciążać partnera.
Wybierzcie jedną zrozumiałą zasadę podziału
Najprostszy model to podział przychodów według ustalonej proporcji, na przykład po połowie. Sprawdza się przede wszystkim wtedy, gdy firmy mają podobny wkład, a każda pokrywa własne koszty. Jeżeli jedna strona finansuje większość wspólnych wydatków, sam podział przychodu może nie pokazać rzeczywistego wyniku przedsięwzięcia. Przed ustaleniem proporcji policzcie więc kilka możliwych scenariuszy: niewielką sprzedaż, wynik zgodny z planem i sprzedaż wyższą od oczekiwań.
Inną możliwością jest najpierw pokrycie uzgodnionych kosztów projektu z wpływów, a dopiero potem podział pozostałej kwoty. Taki model wymaga szczególnie jasnej listy kosztów: czy uwzględniacie tylko wydatki na zewnątrz, czy również wcześniej wycenioną pracę obu firm? Można też ustalić stałe wynagrodzenie za określone zadanie, a pozostały wynik podzielić procentowo. Nie ma jednej proporcji dobrej dla każdej współpracy; ważniejsze jest, by obie strony rozumiały, co dokładnie dzielą.
Ustalcie także, jak postępować, gdy wpływy nie pokryją wydatków. Kto poniesie niedobór i czy istnieje limit dodatkowych nakładów? Tę rozmowę łatwo odłożyć, gdy projekt zapowiada się obiecująco, ale właśnie wtedy najłatwiej spokojnie uzgodnić zasady.
Opiszcie przepływ pieniędzy i dostęp do danych
Podział ekonomiczny to nie wszystko. Trzeba wiedzieć, która firma przyjmuje płatność od klienta, kto wystawia dokument sprzedaży, kto opłaca dostawców i kiedy następuje rozliczenie między partnerami. Zapis „dzielimy zysk” jest zbyt ogólny: nie wyjaśnia, czy chodzi o kwoty przed uwzględnieniem określonych kosztów, po ich uwzględnieniu, ani jak traktować zwroty, rabaty czy nieopłacone zamówienia.
Przygotujcie prosty rejestr wpływów i zatwierdzonych kosztów, do którego obie strony mają wgląd. Ustalcie termin przekazywania zestawienia, zgłaszania uwag i wypłaty należnej kwoty. Jeśli projekt obejmuje wspólną ofertę, zadbajcie też o czytelne warunki dla klientów: powinni wiedzieć, z kim zawierają umowę i do kogo zwrócić się w sprawie zamówienia. Sposób dokumentowania sprzedaży i rozliczeń podatkowych zależy od przyjętej formy współpracy, dlatego przed uruchomieniem płatności warto omówić go z księgową lub inną właściwą osobą.
Zostawcie miejsce na zmianę i zakończenie współpracy
Nawet starannie przygotowany budżet może wymagać korekty. Uzgodnijcie, kiedy wracacie do liczb: po przekroczeniu ustalonego limitu kosztów, po zmianie zakresu prac albo po pierwszym etapie projektu. Zmiany proporcji i nowe zobowiązania potwierdzajcie w sposób dostępny obu stronom, zamiast opierać się na pamięci o rozmowie.
Na koniec określcie, co stanie się z niedokończonymi zamówieniami, zakupionymi materiałami i wspólnie przygotowanymi treściami, jeśli firmy zakończą współpracę. Przy bardziej złożonym przedsięwzięciu warto skonsultować treść porozumienia z odpowiednim specjalistą. Dobrze uzgodnione zasady nie zastąpią zaufania, ale pozwalają obu firmom skupić się na wspólnym działaniu, zamiast później odtwarzać, co miały na myśli.
