Zacznij od konkretnego celu, nie od ogólnej deklaracji
Dwie firmy z tej samej branży nie muszą być rywalami w każdej sytuacji. Mogą na przykład wspólnie przygotować otwarte wydarzenie branżowe, materiał edukacyjny albo przedsięwzięcie wymagające różnych umiejętności. Dla małej firmy w Białymstoku lub regionie taka współpraca może być sposobem na wykonanie zadania, którego samodzielna organizacja byłaby zbyt obciążająca. Warunek jest prosty: wspólne działanie powinno mieć jasno określony cel, a nie oznaczać połączenia codziennych decyzji biznesowych.
Przed rozmową z potencjalnym partnerem zapisz, co dokładnie chcesz zrobić, kto ma skorzystać z efektu i po czym poznasz, że projekt się zakończył. Oddziel to zadanie od obszarów, w których nadal konkurujecie. Jeśli celem jest organizacja spotkania dla przedsiębiorców, ustalenia mogą dotyczyć programu, miejsca i podziału pracy. Nie trzeba przy tej okazji uzgadniać przyszłych cen usług, sposobu pozyskiwania klientów ani planów sprzedażowych.
Określ zakres współpracy i granice wymiany informacji
Najbezpieczniej zaczynać od zakresu niezbędnego do wykonania projektu. Ustalcie, jakie zadania bierze na siebie każda strona, kto zatwierdza materiały i jak będą podejmowane decyzje dotyczące wspólnego przedsięwzięcia. Osobno nazwijcie sprawy, które pozostają wyłącznie w gestii każdej firmy: własna oferta, polityka cenowa, wybór klientów, działania marketingowe poza projektem oraz dalszy rozwój działalności.
Wymiana informacji również powinna wynikać z celu. Do przygotowania wydarzenia może być potrzebny harmonogram i kontakt do osób odpowiedzialnych za organizację. Zwykle nie jest potrzebny wgląd w marże, szczegółowe dane o klientach czy przyszłe plany handlowe. Warto wcześniej ustalić, gdzie będą przechowywane wspólne pliki, kto otrzyma do nich dostęp i co stanie się z nimi po zakończeniu działań. Jeżeli projekt wymaga pracy na danych klientów lub poufnych materiałach, nie zakładaj, że sama dobra relacja wystarczy do ich ochrony.
Zadbaj o samodzielność w kontaktach z klientami
Wspólny projekt powinien być zrozumiały także dla odbiorców. Określcie, kiedy występujecie razem, a kiedy każda firma działa we własnym imieniu. Przy wspólnym materiale lub wydarzeniu dobrze ustalić sposób użycia nazw i znaków firm, osobę odpowiadającą na pytania oraz zasady publikowania zdjęć i treści. Dzięki temu klient nie musi zgadywać, kto odpowiada za konkretną usługę, a partnerzy nie przypisują sobie nawzajem zobowiązań, których nie podjęli.
Zachowanie samodzielności oznacza również brak uzgodnień ograniczających zwykłą rywalizację. Nie ustalajcie między sobą cen, podziału klientów czy obszarów działania ani tego, kto złoży ofertę w danym postępowaniu. Takie rozmowy mogą rodzić poważne ryzyko związane z zasadami konkurencji. Jeżeli planowany model współpracy wymaga bliskiej koordynacji sprzedaży albo wymiany wrażliwych informacji handlowych, przed rozpoczęciem działań warto skonsultować jego zasady z odpowiednim specjalistą.
Zapisz ustalenia, w tym sposób rozwiązywania sporów
Nawet niewielkie przedsięwzięcie łatwiej prowadzić, gdy podstawowe ustalenia są zapisane w jednym miejscu. Dokument powinien opisywać cel, czas trwania, zadania stron, koszty, sposób zatwierdzania wydatków oraz zasady korzystania z przygotowanych treści. Przydatne jest też wskazanie osób do kontaktu i sposobu zgłaszania zmian. Nie chodzi o rozbudowaną formalność dla samej formalności, lecz o punkt odniesienia, gdy partnerzy inaczej zapamiętają wcześniejszą rozmowę.
Ustalcie również, co zrobicie, jeśli jedna strona nie może wykonać zadania lub chce zakończyć udział w projekcie. Kto poinformuje uczestników wydarzenia? Co stanie się z opłaconymi materiałami? Czy można nadal korzystać z już opublikowanych treści? Odpowiedzi na takie pytania przed startem ograniczają ryzyko nieporozumień, nie przesądzając, że współpraca się nie uda.
Sprawdzaj, czy wspólne działanie nadal służy obu stronom
Po rozpoczęciu projektu wracajcie do pierwotnego zakresu ustaleń. Krótkie spotkanie organizacyjne może pomóc ocenić postęp prac, ale jego temat powinien pozostać związany ze wspólnym zadaniem. Jeśli pojawia się nowy pomysł, nie rozszerzajcie współpracy automatycznie: najpierw sprawdźcie, czy wymaga innych zasobów, danych albo zobowiązań. Każda firma powinna móc osobno zdecydować, czy chce wziąć w nim udział.
Na koniec warto podsumować nie tylko osiągnięty efekt, lecz także nakład pracy i jakość komunikacji. Czy podział zadań był jasny? Czy każda strona mogła zachować własny sposób działania? Co należałoby zmienić następnym razem? Udana współpraca z konkurentem nie wymaga stałego partnerstwa. Może oznaczać dobrze wykonany, ograniczony projekt, po którym obie firmy wracają do samodzielnej pracy.
