Najpierw ustal, co naprawdę chcesz sprawdzić
W małej firmie nietrafiona rekrutacja może mocno obciążyć zespół. Nic dziwnego, że właściciel chce zobaczyć coś więcej niż CV i deklaracje z rozmowy. Zadanie próbne bywa pomocne, ale tylko wtedy, gdy ma jasno określony cel. Zanim je przygotujesz, zapisz dwie lub trzy umiejętności ważne na danym stanowisku: na przykład porządkowanie informacji, kontakt z klientem albo wyjaśnianie decyzji. Nie sprawdzaj wszystkiego naraz.
Zastanów się też, czy zadanie jest konieczne. O doświadczenie w obsłudze klienta można zapytać, prosząc o opis konkretnej sytuacji i sposobu jej rozwiązania. Portfolio może pokazać umiejętności projektanta, a krótka rozmowa o wcześniejszym projekcie — sposób myślenia specjalisty. Zadanie ma sens przede wszystkim wtedy, gdy wnosi informacje, których nie uzyskasz prostszą metodą.
Stwórz ćwiczenie, a nie gotowy produkt dla firmy
Bezpiecznym punktem wyjścia jest fikcyjny lub uproszczony scenariusz. Kandydat do obsługi klienta może ułożyć odpowiedź na przykładową wiadomość. Osoba ubiegająca się o stanowisko biurowe może uporządkować wymyśloną listę spraw według priorytetów. W rekrutacji do marketingu można poprosić o wskazanie mocnych i słabych stron przykładowego komunikatu, zamiast żądać kompletnej kampanii dla rzeczywistej firmy.
Granica robi się mniej wyraźna, gdy zadanie dotyczy aktualnego problemu przedsiębiorstwa i daje wynik gotowy do użycia. Przygotowanie pełnego planu promocji, tekstów na stronę czy bazy potencjalnych klientów wymaga czasu, a firma mogłaby odnieść z tego bezpośrednią korzyść. Jeśli potrzebujesz właśnie takiego rezultatu, rozważ odpłatną, jasno uzgodnioną współpracę zamiast bezpłatnego etapu selekcji. Samo nazwanie pracy „zadaniem próbnym” nie zmienia jej charakteru.
Ogranicz czas i podaj zasady przed rozpoczęciem
Dobre ćwiczenie powinno mieć zakres proporcjonalny do etapu rekrutacji. Podaj kandydatowi, ile czasu przewidujesz na wykonanie zadania, jaki format odpowiedzi wystarczy i które elementy będą oceniane. Jeśli rozwiązanie zaczyna wymagać wielu godzin, zbierania danych lub tworzenia dopracowanych materiałów, warto je skrócić albo rozważyć wynagrodzenie. Pamiętaj, że kandydaci często łączą udział w rekrutacji z pracą i innymi obowiązkami.
Instrukcja może być prosta: opisz sytuację, wskaż oczekiwany rezultat i wyraźnie napisz, czego nie trzeba robić. Na przykład: „Wystarczy zarys odpowiedzi w kilku punktach; nie oczekujemy projektu graficznego ani analizy rynku”. Ustal też rozsądny termin i możliwość zadania pytań. Nieoczekiwane dodatkowe wymagania po oddaniu pracy utrudniają uczciwe porównanie osób.
Oceniaj według tych samych kryteriów
Przed wysłaniem zadania przygotuj krótką listę kryteriów powiązanych ze stanowiskiem. Mogą to być: trafność rozwiązania, jasność komunikacji, umiejętność wskazania założeń i dostrzeganie ograniczeń. Określ, co jest niezbędne, a co jedynie mile widziane. Dzięki temu łatwiej oprzeć decyzję na wykonanej pracy, zamiast na ogólnym wrażeniu albo stylistycznych preferencjach osoby oceniającej.
Tam, gdzie to możliwe, daj kandydatom podobne warunki: ten sam opis, zbliżony czas i dostęp do takich samych informacji. Nie oczekuj wiedzy o wewnętrznych procesach firmy, których nie przedstawiono w poleceniu. Warto również zapytać podczas rozmowy, dlaczego kandydat wybrał dane rozwiązanie. Czasem krótkie, niedoskonałe opracowanie połączone z dobrym uzasadnieniem mówi więcej niż efektowny materiał bez wyjaśnienia decyzji.
Zamknij proces z szacunkiem dla czasu kandydata
Przed rozpoczęciem ćwiczenia poinformuj, co stanie się z nadesłanymi materiałami i czy firma zamierza z nich korzystać. W rekrutacyjnym zadaniu przygotowanym wyłącznie do oceny najprościej jest nie wdrażać pomysłów kandydatów. Gdy pojawi się potrzeba wykorzystania konkretnego rozwiązania, omów to osobno z jego autorem i ustal odpowiednie warunki. W kwestiach dotyczących praw do materiałów lub formy odpłatnej współpracy warto w razie potrzeby zasięgnąć właściwej porady.
Po podjęciu decyzji odpowiedz uczestnikom w zapowiedzianym czasie. Nawet krótka, rzeczowa informacja zwrotna może wskazać, co wypadło dobrze i czego zabrakło w odniesieniu do kryteriów stanowiska. Zadanie próbne powinno pomagać obu stronom: firmie lepiej poznać umiejętności, a kandydatowi zrozumieć charakter pracy. Jeśli służy tylko pozyskaniu gotowego materiału, przestaje być uczciwym narzędziem rekrutacji.
